Автоматизація обробки паперових платіжних доручень у банківській практиці

Автоматизація обробки паперових платіжних доручень у банківській практиці

Скачать PDF-версию (365 Кб)

Реалії банківського бізнесу

Розрахунково-касове обслуговування юридичних осіб - одне з найбільш поширених напрямів діяльності більшості українських банківських установ. Обслуговування розрахункових рахунків юридичних осіб пов'язане з прийомом та обробкою платіжних доручень. Незважаючи на впровадження електронних банківських технологій, наприклад системи "клієнт-банк", кількість паперових форм, що використовується у банківській діяльності, зростає щороку. За даними НБУ, за 1 квартал 2005 року учасниками системи електронних міжбанківських платежів виконано 54803 тисячі платежів на суму 556949 млн.грн., що на 11% та 22% більше таких самих показників порівняно з аналогічним періодом 2004 року. З огляду на ці дані, швидке та безпомилкове введення даних із платіжних доручень у програмне забезпечення операційного дня банку - актуальне завдання для будь-якої банківської установи.

Як альтернатива традиційному засобу передачі операціоністу банку паперових платіжних доручень, існують системи "клієнт-банк" і Інтернет-банкінг. Однак на сьогоднішній день, ці системи не можуть цілком замінити паперову технологію. Головну роль у зберіганні співвідношення паперу до електроніки, відіграє стримання розвитку системи клієнт-банк через стан каналів зв'язку та внутрішні процеси узгодження платіжних доручень у підприємств-клієнтів.

Саме тому тенденція останніх років є такою, що електронні технології передачі платіжних доручень, досягнувши приблизно 40-60% від загальної спільної кількості трансакцій, зупинили своє зростання. Таким чином введення паперових платіжних доручень, як і раніше, залишається актуальним і затребуваним.

Основні проблеми процесу введення платіжних доручень вручну

По-перше це нерівномірність надходження документів (так звані пікові навантаження) - один з основних аргументів на користь автоматизації цього процесу. Кожна банківська установа регулярно відчуває "лихоманку", пов'язану з поданням платіжних доручень (так звані бюджетні дні).

По-друге це низька продуктивність ручної оборки платіжних доручень. При введенні даних з папіру на комп'ютер людина швидко стомлюється. Причина цього, насамперед, - явище комп'ютерного зорового синдрому. Зорова втома швидко передається всьому організму, і людина працює все повільніше і повільніше.

Третя й основна проблема ручного введення - висока ймовірність здійснення помилок у даних. Первинний контроль у процесі проведення операцій передбачає візуальну перевірку правильностi складання документiв у паперовiй формi та справжності наявних пiдписiв на них. Зниження операцiйних ризикiв пiд час уведення даних в автоматизованi системи облiку забезпечується шляхом повторного введення іншим вiдповiдальним виконавцем обов'язкових реквiзитiв первинного документа. За операцiями, що потребують додаткового контролю, записи в регiстрах бухгалтерського облiку здiйснюються лише пiсля перевiрки оформленого документа особою, на яку покладено функцiї контролера. Безперечно, залучення трьох спеціалістів на цей фронт робіт - занадто витратний метод.

Як свідчить проведений аналіз, у банківських установ є нагальна потреба в автоматизації механічної ручної праці операціоністів. У провідних банках країни за наявностi вiдповiдного програмного забезпечення з належними рiвнями контролю, операцiї вводу вже виконуються вiд їх початку до вiдображення в облiку та/або звiтностi операція одним операціоністом та одним контролером.

Автоматизовані системи введення платіжних доручень

Найбільше у сфері автоматизації системи введення платіжних доручень, серед країн СНД, просунулася Росія. Зважаючи на те, що російські стандарти передбачають наявність на платіжних документах штрих-коду, їх введення з паперу у комп'ютери та розпізнання можливе за допомогою BiPrint-технології, що базується на застосуванні двомірного штрихового кодування та спеціалізованого обладнання, яке його зчитує. Але українські платіжні документи не містять штрих-кодів, тому ця технологія цікава для загального розвитку, але не з точки зору переймання досвіду.

Окрім BiPrint-технології, росіяни розробляють та впроваджують автоматизацію системи введення платіжних доручень на базі оптичного розпізнання документів (OCR-технології). Існують дві такі конкуруючі між собою системи: перша - на базі програмного комплексу Cognitive Forms, інша - ABBYY FineReader Банк. Вони обидві не мають суттєвих відмінностей, окрім однієї - саме ABBYY FineReader Банк має українську локалізовану версію. Тобто ця програма може розпізнавати українську мову та адаптована до вимог, що висуває Національний банк України до платіжних документів. Сучасні реалії такі, що ABBYY FineReader Банк - єдина в Україні програма для автоматизації системи введення та розпізнання платіжних доручень.

Ця технологія вже використовується у декількох українських банківських установах для введення даних з паперових платіжних документів. Наведемо алгоритм автоматизованого введення даних з паперу в комп'ютерну систему за допомогою програми ABBYY FineReader Банк та сканера з автоматичною подачею:

  1. Сканування та розпізнавання. Операціоніст вставляє пачку платіжних доручень отриманих від клієнта в сканер, сканер "фотографує" платіжні доручення. Далі усім процесом керує програма. ABBYY FineReader Банк увиразнює потрібні поля для автоматичного процесу розпізнавання, тобто переведення наявного на зображенні тексту в електронний вигляд. При цьому послідовно виконується автоматичне накладення шаблона: на зображенні виділяються блоки, призначені для розпізнавання.

    Оскільки форма платіжних доручень має відповідати вимогам Національного банку України, але їй не притаманний точний геометричний характер, розроблено технологію гнучких шаблонів, яка дозволяє знаходити потрібні поля за їх словесними ідентифікаторами. В результаті, зображення кожного блоку розпізнається - перетворюється в електронний текст.

  2. Верифікація. Після завершення етапу розпізнавання система автоматично перевіряє: усі реквізити банків платника й одержувача платежу, код ЄДРПОУ, номер розрахункового рахунку та назву організації по базі даних. Ключування МФО та розрахункового рахунку одержувача, усі реквізити одержувача при наявності їх у базі даних. Відповідність суми цифрами сумі прописом, дати платіжного доручення поточній даті, поля призначення платежу формату бюджетного платежу.

  3. Перевірка операціоністом. У випадку, коли перевірка виявляє невідповідність або система невпевнена у коректності розпізнання символів, сторінки, які їх містять, надходять на ручну перевірку результатів. Інформація для прийняття рішення надається операціоністу у зручній формі. Система позначає сторінки, на яких правила не виконуються коректно, спеціальними прапорцями помилки або попередження При цьому операціоніст або підтверджує правильність символів, або виправляє неправильно розпізнані.

  4. Перевірка контролером. Контролер має підтвердити введення платіжного доручення або повернути його операціоністу. Прийняття цього рішення полегшує програма - вона увиразнює у списку оброблених усіма операціоністами платіжних доручень ті документи, у котрих операціоніст змінював ключові реквізити, та документи, у яких сума є більшою від зазначеної межі (наприклад, 1000 гривень). На екрані контролер бачить зображення платіжного доручення та виокремлення саме тих даних, які власноруч змінював операціоніст і приймає рішення щодо коректності дій операціоніста.

  5. Експорт. Щоб перенести перевірену інформацію у систему "операційний день банку", контролеру досить натиснути на кнопку "Експорт". Метод передачі даних залежить від архітектури інформаційної системи банку.

Система ABBYY FineReader Банк відкрита до змін, тому і процедура передачі даних, і правила автоматичної перевірки можуть, за необхідності, самостійно розроблятися спеціалістами банку. Що стосується виробничої потужності, комплекс із одного сканера та одного робочого місця операціоніста з встановленою системою зчитування форм, дозволяє обробляти 800-1000 платіжних доручень у день і має широкі можливості масштабування.

Підсумовуючи викладене вище, зазначимо, що використовуючи сучасне програмне забезпечення легко керувати процесом уведення, а також контролювати якість даних, що вводяться. До того ж автоматизоване введення даних з форм дозволяє досягти набагато вищої швидкості введення платіжних доручень та задіяти звільнені людські ресурси в інших напрямках діяльності банківської установи. А головне, впровадження комплексу значно знижує операційні ризики при касовому обслуговуванні юридичних осіб.

"Операціоніст перевіряє та редагує документи позначені правилами як помилкові, та невпевнено розпізнані системою символи." "Контролер бачить зображення відсканованого документу та зміни, які внес операціоніст. Може або прийняти зміни або відіслати документ операціоністу на повторну перевірку."