Исключить человеческий фактор из обработки документов

Скачать PDF-версию (657 Кб)

Использование систем оптического распознавания форм и текста в банковском бизнесе

Автоматическая обработка бумажных документов, заполненных клиентами, превратилась в последнее время в достаточно важную функцию, востребованную как юридическими, так и физическими лицами. Для юридических лиц проблема скорости и достоверности ввода данных из платежных поручений особенно актуальна в так называемые "бюджетные дни", на которые приходится пик нагрузок -- выстраиваются очереди, все спешат и нервничают. Такая обстановка может сказаться не только на психическом здоровье персонала банка. Перепрыгнув на соседнюю строчку или превратившись в иную, одна несчастная "цифирь" может наделать немало бед репутации компании и даже ее активам.

Чтобы максимально обезопасить себя от подобных неприятностей, в банках придумывают разные способы, но суть у них одна -- многократная проверка и прохождение через нескольких контролеров. В итоге стоимость обработки одного документа удваивается. Ввод платежных документов со сканера обходится в несколько раз дешевле ручного. Экономия достигается не только за счет многократного увеличения производительности труда операциониста, но и благодаря снижению требований к его квалификации, что значительно повышает взаимозаменяемость персонала.

Есть еще два способа удешевить ручной ввод -- это ввод "платежек" по технологиям клиент-банк и Интернет-банк. В первом случае экономия достигается за счет сокращения ресурсов банка, необходимых для обслуживания клиентов: отпадает потребность в открытии новых филиалов, создании дополнительной инфраструктуры и найме новых работников. Что касается приема платежных документов через Интернет, это тоже весьма выгодно: не нужно создавать инфраструктуру для поддержки соединений "точка-точка", сопровождать программное обеспечение на компьютерах удаленных клиентов и пр. Но, к сожалению, имеются объективные и субъективные обстоятельства, сдерживающие расширение использования традиционных систем клиент-банк и их Интернет-аналогов. С одной стороны, всем известно качество отечественных коммуникаций; с другой, сотрудники предприятий, совершающие поездки в банки для оплаты различных платежных поручений, крайне неохотно отказываются от традиционного способа "общения" с банком. И здесь играет роль не столько инерционность бухгалтеров старой закалки, сколько то, что людям более приемлем статус-кво. Зачастую предприятие выделяет сотрудникам автомобиль и довольно большой интервал времени, что позволяет не только съездить в банк, но и попутно уладить личные дела.

В этом плане, у ввода платежек посредством сканера очевидное преимущество: сохранение традиционного способа общения с клиентами обеспечивает банку их лояльность, в то время как "насильственный" перевод на обслуживание по системе банк-клиент может привести и к обратному эффекту. Следовательно, почва для интеграции банковских систем с системами оптического распознавания текстов весьма прочная.

Оценив спрос банковской сферы на подобные решения, компания ABBYY, например, разработала программу "ABBYY FineReader Банк". Эта программа специально предназначена для массового ввода платежных документов. Принцип ее действия прост: оператор просто помещает пачку платежек в автоподатчик сканера и нажимает кнопку "Сканировать". Дальше программа все делает сама: сканирует платежные поручения, выделяет нужные поля, распознает их и контролирует правильность результата. Документы подаются оператору в стандартизированном виде для подтверждения правильности ввода и возможной коррекции. После чего ему останется только нажать на кнопку "Сохранить", чтобы экспортировать данные в банковскую информационную систему "Операционный день" или файл.

Использование программ оптического распознавания текстов дает возможность достичь производительности одного рабочего места, в среднем, до 600-800 документов в день, что в 2-5 раз выше по сравнению с ручным вводом. Как показывает практика, на ввод одного документа с начала сканирования и до момента сохранения результатов требуется от 10 до 30 секунд, т.е. появляется реальная возможность проверять большее количество платежных документов в присутствии клиента.

Такая скорость не сказывается на качестве -- в программе настроено 29 правил автоматического контроля, которые гарантируют правильность ввода основных полей. Система автоматически сверяет суммы цифрами и прописью, проверяет реквизиты банков, информацию о плательщике и получателе по банковским справочникам, приводит даты к стандартному формату, проверяет наличие НДС и т.д. В случае обнаружения ошибки при заполнении документа программа предупреждает оператора.

Деньги любят не только счет, но и безопасность. Поэтому специалисты компании ABBYY оснастили свою разработку встроенным механизмом разграничения прав доступа, который определяет права по обработке документов для каждого пользователя и ограничивает доступ к данным. Протокол действий каждого пользователя позволяет фиксировать, кто, когда и как работал с документом.

Было бы несправедливо, если бы технический прогресс обошел стороной работу банка с физическими лицами. Российский банковский сектор, например, в последние годы уделяет все больше внимания этой категории клиентов. Причем подобная тенденция характерна как для российских, так и для иностранных банков, работающих в России. Многие даже выделяют "физиков" как приоритетное направление своей деятельности.

Традиционный банковский продукт для физических лиц -- кредитные карты. Простота и удобство их использования способствует тому, что количество клиентов, предпочитающих кредитные карты остальным способам расчетов, растет как на дрожжах. По данным департамента платежных систем Национального банка Украины, общее количество карт, эмитированных украинскими банками (по которым была осуществлена хотя бы одна операция на протяжении года), в 2004 году увеличилось на 48% и на 1 января 2005 года составило 17.079 млн. штук. Это достаточно большие объемы, особенно если учесть, что получение каждой карты подразумевает заполнение нескольких форм.

Очевидно, что к таким показателям как надежность банка, конкурентоспособность предлагаемых финансовых условий, широта охвата всего спектра карточных продуктов и услуг, необходимо добавить такой важнейший для делового человека показатель, как быстрый и необременительный процесс получения карты. Так, некоторые российские и зарубежные коллеги, например, автоматизируют процесс ввода данных с заявлений, договоров, паспортов и других сопутствующих документов с помощью того же сканера, но уже другой технологии -- ABBYY FormReader.

Процесс обработки форм в этом случае организовывается следующим образом. Ввод форм в компьютер происходит в бэк-офисе банка -- подразделении, в котором обрабатывается информация, служебная по отношению к потребительским качествам продуктов: детали расчетов, проводки в учетных подсистемах, суммарные по сделкам транспортируемые ресурсы, материальные ценности. В нашем случае туда стекаются все заявления на открытие карточных счетов, на предоставление основной или дополнительной карт, а также другие сопроводительные формы. Для обработки нужен только компьютер, сканер и установленное программное обеспечение оптического распознавания таких документов.

До начала обработки программа настраивается на ввод тех форм, которые используются в конкретном банке. Для этого в ней делается шаблон формы. Эта работа выполняется только однажды, а затем готовые бланк и шаблон используются до тех пор, пока сама форма по каким-либо причинам не претерпит изменения. При том имеется возможность самостоятельно разрабатывать и изменять шаблоны. Это значит, что если вид заявлений изменится или появятся новые документы, которые нужно вводить, это не станет проблемой. Затем заполненные документы сканируются и распознаются: программа заслужила симпатии банковских работников тем, что "умеет читать" не только печатный текст, но и слова, написанные раздельными буквами от руки.

На следующем этапе распознанные данные проходят проверку на правильность автоматическими правилами и визуально -- операционистом. Естественно, предварительная автоматическая проверка данных значительно уменьшает нагрузку на оператора и повышает скорость работы. Данные подаются на верификацию в удобном для восприятия виде, что значительно сокращает трудозатраты. Это, собственно, единственный этап, когда пропускная способность системы ограничена производительностью работы человека -- оператора, проверяющего символы, по тем или иным причинам не распознанные системой автоматически (уровень корректного распознавания программой рукописных символов достигает 98%).

Количество операторов, задействованных в процессе обработки, зависит от количества документов, который банк получает ежедневно. Обычно оператор в течение дня успевает ввести не менее полутысячи форм (для сравнения: при ручной обработке даже самый опытный операционист не обработает и ста форм в день). Как и в вышеописанном случае с "ABBYY FineReader Банк", программа ABBYY FormReader сводит к нулю влияние человеческого фактора. Например, исключаются "позиционные" ошибки, когда при ручном вводе оператор заносит имя в поле "отчество". Тот же автоматический контроль результатов распознавания с помощью перекрестных проверок, правил контроля сумм, сверок по словарям и базам данных обеспечит 100%-ную достоверность, что особенно ценно для банковской сферы, где путаница может стоить очень дорого.

Завершает этот довольно быстрый на практике процесс, экспорт всех проверенных данных в информационную систему банка, в файл или базу данных. Для этого оператору достаточно нажать на кнопку "Экспорт". Все готово для изготовления карт. Персонал избавлен от "запарок" в дни обработки "зарплатных" проектов. Клиенты довольны отсутствием волокиты и рекомендуют "быстрый и точный" банк ценящим свое время знакомым. Кроме того, банк снижает расходы, связанные с эмиссией карт, ведь для ввода данных задействованы лишь сканер и пара сотрудников банка.